クリニック開業時のスタッフは何人から始めるべき？採用しすぎ・少なすぎを防ぐ考え方

クリニックを開業するとき、意外と判断が難しいのが「スタッフを何人採用するか」です。
人が足りず、開業直後から患者様を待たせたり、スタッフに大きな負担がかかったりするのは避けたい。一方で、患者数がまだ分からない段階から多くのスタッフを雇えば、人件費が先に膨らみます。
特に開業直後は、患者数がどの程度まで増えるのかを正確に予測することは困難です。
そのため、「一般的なクリニックは何人雇っているか」ではなく、「自院の診療を無理なく回すために何人必要なのか」から考えることが重要です。

「クリニックなら○人」という正解はない

必要なスタッフ数は、診療科や診療内容によって大きく変わります。
診察が中心のクリニックと、採血や点滴、検査、処置が多いクリニックでは、必要な看護職員数は異なります。整形外科でリハビリを行うのであれば理学療法士が必要になりますし、画像検査の内容によっても人員体制は変わります。
一般的な無床診療所について、すべての診療科に共通して「患者○人に対してスタッフ○人」と決められているわけではありません。診療内容や取得する施設基準によって必要な職種・人数が定められる場合はありますが、平均人数をそのまま開業時の必要人数として考えるべきではありません。

まず患者様の流れから必要人数を考える

まず患者様の流れから必要人数を考える
スタッフ数を決めるときは、「受付2人、看護師3人」と人数から考えるより、患者様が来院してから帰るまでの流れを考える方が分かりやすいと思います。
受付、診察、検査、処置、リハビリ、会計。この中のどこにどの程度の業務が発生し、どこが詰まりやすいのかを考えます。
例えば、医師には十分な診察能力があっても、受付が電話対応、患者対応、会計まで一人で行っていれば、そこで診療全体が滞る可能性があります。逆に、受付を増やしても、診察や検査、リハビリが限界であれば患者数は増やせません。
また、患者数だけでなく時間帯ごとの波も考える必要があります。1日全体では余裕があっても、午前中や特定の曜日に患者様が集中すれば、その時間だけ受付や看護業務が詰まることがあります。

「何人採用するか」ではなく、「診療のどこに人が必要なのか」を先に考えることが重要です。

採りすぎても、少なすぎてもいけない

開業時は、「患者様が多く来ても対応できるように」と人員を多めに配置したくなります。しかし、患者数が少なくても人件費は毎月発生します。開業直後から想定通りの患者数になるとは限らないため、開業時から完成形の組織を作ろうとすると、売上が育つ前に人件費だけが先行する可能性があります。
一方で、ギリギリの人数で始めるのも危険です。開業直後は電子カルテや予約システム、院内の動線にスタッフ自身も慣れていません。人員に余裕がなければ、待ち時間や残業が増え、ミスや早期退職につながる可能性もあります。
そのため、「何とか回せる最低人数」ではなく、「多少のトラブルがあっても診療を止めずに回せる人数」を考える必要があります。すべてを常勤で固めず、繁忙時間帯にパート職員を組み合わせる方法もあります。

人数だけでなく「経験者がいるか」を考える

開業前にすべての業務を想定することは難しくても、患者様が来院してから帰るまでの流れは考えることができます。ただ、その日常的な流れだけを見ていると、消耗品や処置用品の発注・在庫管理、各種書類、月初・月末の業務、レセプトなどが抜けやすくなります。
開業時には、コンサルティング会社や医薬品卸などの開業支援を利用するケースも多いと思います。こうした支援は大きな助けになりますが、最終的に日々の診療を回すのは院内のスタッフです。
医師は医療の専門家ですが、診療所は医師一人だけでは成り立ちません。
例えば医療事務であればレセプト経験者、看護師であれば診療補助だけでなく物品管理や発注など、クリニックの日常業務を経験した人がいると、開業直後の負担は大きく変わります。

開業時は「何人いるか」と同じくらい、「どのような経験を持つスタッフがいるか」が重要だと考えます。

必要になってからすぐ採用できるとは限らない

「患者数が増えたら採用すればよい」と考えていても、医療職は職種や地域によって採用難易度が異なり、すぐに採用できるとは限りません。
採用できても、院内のルールやシステムを覚え、実際に戦力になるまでには時間がかかります。
そのため、現在必要な人数だけでなく、半年後や1年後にどの職種が不足しそうかを考え、患者数の伸びを見ながら少し早めに採用活動を始めることも必要です。

私ならどう考えるか

私は、開業時から将来必要になる人数をすべて採用する必要はないと思っています。まず安全に診療できる体制を作り、その後の患者数やスタッフの負担を見ながら増員していく方が現実的です。ただし、人数だけでなく、経験のあるスタッフを一定数確保することも重要だと考えています。
そして、経営面では人件費をどの程度までかけるのかを事業計画の段階で考えておく必要があります。
私は、院長自身の給与を除いて考えた場合、院長自身の貯蓄、初期投資、診療科や立地、設備投資によって大きく変わるため、すべてのクリニックに当てはまる基準ではありませんが、開業後半年程度から黒字化が見えてくるような計画が一つの現実的な目安だと考えています。

患者様は医師の診療内容だけでなく、医師やスタッフの対応、院内の雰囲気などもよく見ています。広告で知ってもらうことはできますが、継続して来院してもらうには地域での信頼を積み重ねることが重要だと思います。
そうした前提で現実的な売上計画を作り、自院として人件費率をどの程度に設定するのかを考えておけば、開業時に雇用できる人数だけでなく、患者様が増えて売上が伸びた際に、どの程度まで増員できるのかも見えやすくなります。
最初から完成形を作るのではなく、計画と実際の患者数を見比べながら、必要なタイミングで増員していく方が現実的だと思います。

まとめ

クリニック開業時にスタッフを何人採用すべきかについて、すべてのクリニックに共通する正解はありません。
診療科、患者数、検査や処置の内容、診療時間、設備、診療動線によって必要な人数は変わります。また、単純な人数だけではなく、クリニック運営の実務を経験したスタッフがいるかどうかも大切です。

重要なのは「他院が何人雇っているか」ではなく、「自院の診療を安全かつ無理なく回すために、どのような人材が何人必要なのか」を考えることです。
そのうえで、事業計画の中で人件費の目安を持っておけば、開業後に患者数や売上が増えた際の増員についても判断しやすくなります。
まず必要な体制を作り、実際の患者数や業務量を見ながら増員していく。そのくらいの余白を持った人員計画の方が、長く安定したクリニック経営につながるのではないでしょうか。

記事監修

医療法人フォーチュン　理事
中川　弘基

医療法人および介護事業の経営に携わり、経理、人事・労務、採用、組織運営、美容医療、事業運営などを担当しています。本コラムでは、医療・介護経営の現場で実際に経験したことや、専門家へ相談しながら判断した内容をもとに、経営者、管理職、開業を検討されている医師の方々に向けて情報を発信しています。

※本記事は、一般的な情報提供を目的として作成しています。掲載内容については正確性の確保に努めていますが、法令・制度の改正や個別の事情により、実際の取扱いが異なる場合があります。具体的な案件については、社会保険労務士、税理士、弁護士その他の専門家へご相談ください。